Hallo Reader,
Content-Workflow-Sprawl: So nenne ich das Durcheinander, das entsteht, wenn Dateien, Notizen und Aufgaben über zig Tools, Ordner und Postfächer verteilt sind.
Alles ist irgendwo, aber nichts ist dort, wo du es im Moment brauchst. Die Folge: Du suchst, statt zu arbeiten, stolperst über doppelte Versionen und verlierst dabei Fokus und Zeit.
Zum ersten Mal bin ich bei ClickUp auf den Begriff „Sprawl” gestoßen. Dort ging es um „Work Sprawl”, also die Zersplitterung von Aufgaben und Tools im Arbeitsalltag. Mir war sofort klar: Genau das passiert auch irgendwie im Content-Bereich.
Eigentlich wollte ich jetzt noch … na, egal. Die Tipps, wie du mit Content-Workflow-Sprawl umgehen kannst, kommen gleich. Für den Moment nur die Frage an dich: Erkennst du das bei dir oder in deinem Team wieder?
Beste Grüße
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Steffi Kowalski
Content Managerin und Content Strategin
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Leitgedanke
– Steckst du in einem Content-Workflow-Sprawl?
Merkmale von Content-Workflow-Sprawl
Du erkennst die typischen Anzeichen daran, dass …
- Inhalte über verschiedene Tools, Ordner oder Postfächer verstreut sind.
- du oder dein Team zu viel Zeit mit dem Suchen von Dateien verbringen.
- mehrere Versionen derselben Datei im Umlauf sind.
- veraltete Datei-Stände genutzt werden, ohne dass es jemand merkt.
Ursachen für Content-Workflow-Sprawl
Die Gründe sind meist simpel, aber weit verbreitet:
- Zu viele nicht integrierte Tools.
- Fehlende gemeinsame Strukturen oder Regeln.
- Inhalte werden aus Bequemlichkeit überall abgespeichert.
- Es gibt keinen Prozess für die Aktualisierung oder Löschung alter Dateien.
Framework gegen Content-Workflow-Sprawl
Um Content-Workflow-Sprawl zu vermeiden, hilft ein klarer Rahmen, sowohl für Content-Teams in Unternehmen als auch für Solopreneur*innen:
- Zentralisierung: Alle Inhalte haben einen festen Ablageort, den alle kennen und nutzen.
- Integration: Tools sind verbunden, sodass Inhalte nicht mehrfach gespeichert werden müssen.
- Governance: Es gibt klare Regeln für Benennung, Zugriffsrechte und Zuständigkeiten. Die sind im Team genauso wichtig wie für die eigene Routine.
- Lifecycle-Management: Inhalte sollten regelmäßig geprüft, aktualisiert oder archiviert werden.
- Auffindbarkeit: Mit Metadaten oder Tags bleibt Content schnell zugänglich – egal, ob für dich allein oder für mehrere Beteiligte.
- Zusammenarbeit: Für Solopreneur*innen bedeutet das, feste Ablage-Rituale zu entwickeln. Für Teams bedeutet es, Absprachen zu treffen und gemeinsam Verantwortung zu tragen.
