Hallo Reader,
Klick. Ablegen. Vergessen.
So sieht die Content Archivierung in der Praxis leider ziemlich oft aus.
Ein Beitrag wird veröffentlicht, ein Newsletter verschickt und eine Grafik exportiert. Danach landen alle Inhalte in einem Board, einer Datenbank oder einem Ordner, der zwar ordentlich aussieht, aber selten wieder geöffnet wird.
Das Problem ist, dass das Archiv keine klare Aufgabe erfüllt.
Es soll irgendwie alles aufbewahren, aber niemand hat festgelegt, wofür genau:
- Für den Überblick?
- Für die Wiederverwendung?
- Für Ideen, die später weitergeführt werden sollen?
- Oder für einen schnelleren Zugriff im Alltag?
Genau deshalb sehen die Content Archive meiner Kund*innen sehr unterschiedlich aus:
- Ein Team benötigt vor allem einen Rückblick auf vergangene Inhalte.
- Ein anderes Team benötigt wiederum eine Struktur, um Content-Bausteine wiederzufinden und neu zusammenzusetzen.
- Ein weiteres Team benötigt schnellen Zugriff auf Ideen über mehrere Geräte hinweg.
In dieser Ausgabe zeige ich dir drei anonymisierte Beispiele aus meiner Kund*innen-Arbeit.
Nicht zum Nachbauen gedacht! Vielleicht lernst du aber, welche Archivlogik zu welchem Arbeitsproblem passt und wie du das auf deine eigene Lösung übertragen kannst.
Denn ein gutes Content Archiv beginnt selten mit der Frage: „Welches Tool nehme ich?”
Meistens beginnt es mit der deutlich unbequemeren Frage: „Was soll mit meinen Inhalten passieren, nachdem sie veröffentlicht wurden?”
Beste Grüße
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Steffi Kowalski
Content Managerin und Content Strategin
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Leitgedanke
– 3 Contentarchive aus meiner Arbeit und was sie jeweils leisten
Ein Content Archiv ist dann nützlich, wenn es ein konkretes Arbeitsproblem löst. Die folgenden drei Beispiele zeigen unterschiedliche Wege dorthin:
1. Trello: Wenn du vergangene Inhalte überblicken willst
Bei einer Kund*in nutzen wir ein Trello-Board mit einem eigenen Bereich für veröffentlichte Inhalte. Das Board ist nach Jahren gegliedert und zeigt auf einen Blick, welche Themen bereits behandelt wurden, welche länger zurückliegen und bei welchen sich eine Aktualisierung oder Wiederverwendung anbietet.
Die Lösung ist bewusst einfach gehalten. Trello dient hier als Rückblick auf den bisherigen Content und hilft bei Entscheidungen zu neuen Themen. Für ein umfangreiches Wissensarchiv ist das Board jedoch nicht gedacht.
Was diese Lösung im Alltag leistet:
- Sie schafft einen schnellen Überblick über vergangene Inhalte.
- Themenlücken und Potenziale für eine Wiederverwendung werden sichtbar.
- Sie ist geeignet, wenn eine klare Rückschau wichtiger ist als ein komplexes Archivsystem.
2. Notion: Wenn du Content-Bausteine wiederverwenden willst
Ein anderer Kunde nutzt ein Notion-Content-Archiv, in dem Inhalte über Tags nach Themen, Formaten und Status auffindbar sind. Zusätzlich gibt es eine eigens für diesen Kunden erstellte Browsererweiterung für Chrome („Notion Clipper"). Damit lassen sich Bausteine aus dem Archiv übernehmen und zu neuen Beiträgen zusammensetzen.
Im Mittelpunkt steht das aktive Recycling vorhandener Inhalte. So kann ein Absatz in einen neuen Beitrag einfließen, eine Aussage kann mit einem anderen Beispiel verbunden werden und ein älteres Thema kann aus einer neuen Perspektive aufgegriffen werden.
So wird das Archiv zu einem kuratierten Content-Baukasten, aus dem neue Inhalte entstehen können.
Was diese Lösung im Alltag leistet:
- Sie macht vorhandene Inhalte über klare Kategorien auffindbar.
- Sie erleichtert das Kombinieren und Weiterentwickeln einzelner Bausteine.
- Sie ist ideal, wenn viel gutes Material vorhanden ist, die Wiederverwendung aber an fehlender Struktur scheitert.
3. Forever Notes: Wenn der Zugriff über mehrere Geräte entscheidend ist
Für einen weiteren Kunden habe ich ein auf die Contentarbeit angepasstes System auf Basis von Forever Notes entwickelt. Die Grundlage bildet Apple Notes. Verlinkte Notizen und eine klare Navigation sorgen dafür, dass Ideen und Inhalte über mehrere Geräte hinweg schnell erreichbar bleiben.
Entscheidend war hier der unkomplizierte Zugriff im Arbeitsalltag. Eine Idee kann unterwegs festgehalten, später auf dem iPad wiedergefunden und am Mac weiterentwickelt werden. Dafür ist weder ein Systemwechsel noch ein zusätzliches Tool nötig.
Was diese Lösung im Alltag leistet:
- Sie hält Ideen und Inhalte über mehrere Geräte hinweg zugänglich.
- Sie reduziert Suchaufwand und Wechsel zwischen verschiedenen Systemen.
- Sie passt, wenn Content an unterschiedlichen Orten entsteht und schnelle Verfügbarkeit entscheidend ist.
