Der Content Kurier – Kuratierte Highlights aus der Welt des Contents

Teil 2 von 2: Eine einfache Archivstruktur für Teams

Hallo Reader,

In Teil 1 ging es um Selbstständige und ein kleines Archiv für eigene Gedanken.

Dieses Mal zeige ich dir, wie Content-Teams mit einfachen Mitteln ein solches Archiv aufbauen können.

Denn sobald mehrere Personen mit Inhalten arbeiten, ist die Aussage „Ich weiß ja, wo es liegt” nicht mehr gültig.

Ein Archiv muss dann oft mehr leisten als nur Links zu sammeln:

• Es muss Kontext sichern,
• Entscheidungen nachvollziehbar machen
• und aufzeigen, welche weiteren Inhalte aus einem Inhalt entstehen können.

Eine möglichst einfache Archivlösung stelle ich dir hier vor.

Beste Grüße

Steffi Kowalski Content Managerin und Content Strategin

Leitgedanke

– Ein Team-Archiv muss drei Aufgaben erfüllen

Es sammelt Inhalte, ordnet sie ein und ermöglicht die Weiterarbeit sowie das Recycling von Inhalten.

Eine Tabelle zeigt Titel, Link, Kanal, Datum und Status. Das ist zwar ordentlich, aber oft zu dünn. Ihr seht zwar, was veröffentlicht wurde, aber nicht, warum es entstanden ist, für wen es gedacht war und was ihr im Weiteren daraus machen könnt.

Microsoft OneNote bildet diesen Zusammenhang besser ab. Ich würde so starten:

1. Macht Inhalte auffindbar

In OneNote steht jede Seite für ein Thema, einen veröffentlichten Inhalt oder einen größeren inhaltlichen Gedanken. Auf der Seite sammelt ihr nicht nur den Link, sondern auch die Einordnung:

• Worum geht es?
• Für wen ist er gedacht?
• Was war die ursprüngliche Idee?
• Was ist daraus entstanden?

So bleibt der Inhalt auch dann verständlich, wenn die Person, die ihn erstellt hat, im Urlaub ist, in Meetings steckt oder die Gedanken aus anderen Gründen nicht nachvollziehbar sind.

2. Denkt Archiv-Inhalte weiter

Sammelt Anschlussideen direkt dort, wo sie entstehen:

• Welche Formate fehlen noch?
• Welche Perspektiven wurden noch nicht genutzt?
• Welche Aussage trägt weiter?

So verhindert ihr, dass Inhalte nach der Veröffentlichung aus dem Blickfeld verschwinden.

Aus einem Blogartikel wird beispielsweise ein LinkedIn-Post, aus einem Kund*innenproblem eine Serie und aus einer starken Formulierung ein wiederkehrender Aufhänger.

Das Archiv wird so zur Werkbank und nicht zur Abstellkammer.

3. Macht die Nutzzungsgeschichte sichtbar

Haltet fest, was mit einem Inhalt passiert ist:

• Welche Kanäle habt ihr bespielt?
• Was habt ihr wiederverwendet?
• Was hat gut funktioniert?
• Was habt ihr angepasst?

Dadurch erkennt ihr schneller, welche Inhalte erfolgreich waren und wo sich eine Weiterarbeit lohnt. Ihr bewertet nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Basis dessen, was ihr bereits genutzt und beobachtet habt.

4. Nutzt euer Archiv vor Content-Entscheidungen

Schaut immer zuerst in euer Archiv! Prüft, ob es bereits Gedanken, Argumente, Beispiele oder Perspektiven zu dem Thema gibt. Entscheidet dann, ob ihr wirklich etwas Neues braucht oder ob ihr Bestehendes weiterführen könnt.

Nach der Veröffentlichung ergänzt ihr den Inhalt im Archiv. Nicht irgendwann, wenn Zeit ist. Ergänzt ihn direkt als Teil des Prozesses.

Ein Inhalt ist im Team nicht fertig, wenn er veröffentlicht wurde. Er ist erst fertig, wenn andere ihn wiederfinden, verstehen und weiterverwenden können.

5. Ersetzt Listen durch Zusammenhänge

Eine Liste zeigt euch, was ihr bereits erledigt habt. Ein Archiv hingegen zeigt euch, womit ihr weiterarbeiten könnt.

Genau darin liegt der Unterschied.

Viele Teams produzieren Inhalte, stimmen sie ab, veröffentlichen sie und verlieren sie anschließend aus den Augen. Beim nächsten Thema beginnt die Suche wieder von vorne, obwohl das benötigte Material, die Argumente und Perspektiven längst vorhanden sind.

OneNote löst dieses Problem natürlich nicht automatisch. Kein Tool ersetzt die nötige Pflege. Aber OneNote erleichtert es, den Kontext festzuhalten und Inhalte im Zusammenhang zu nutzen.

Hinweis: OneNote eignet sich vor allem zur Archivierung von Texten. Auch die Archivierung von Bildern ist möglich. Allerdings wird das Tool mit zunehmender Bildanzahl etwas langsamer.

Content Nachschlag

– Darf es noch etwas Persönliches sein?